档案管理

档案管理是指收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。

包括：档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用。

1、档案业务咨询、数字档案馆室

1.1建设原则

数字档案室建设应当遵循“资源为先，标准规范，整体推进，确保安全”的原则，统筹规划，积极实施，务求实效。资源为先。资源建设是数字档案室建设的根本。数字档案室应坚持“资源为王”，着眼于数字档案资源建设，着重于非数字档案的数字化和数字档案的及时、完整、有效归档，规划设计以最大限度保证数字档案资源建设质量为根本出发点。数字档案室的建设应该有助于保障数字档案资源的齐全、完整，有利于数字档案资源的有效管理和方便利用。

1.2建设目标

通过数字档案馆(室)的建设，实现档案工作提质增效与创新发展，全面提升档案管理、开发共享服务能力，促进机关单位提高管理水平，为未来持续健康发展提供有力支撑。

1.3建设内容

（1）建设数字档案室系统数字档案馆(室)将档案管理业务流程固化在档案管理系统中，实现数字档案资源的自动化管理，档案的收、管、存、用通过信息技术手段来实现。

（2）建设档案数据资源库通过对各类信息系统中形成的电子文件归档和对纸质等传统载体档案进行数字化加工，以数字形式存储各种档案信息，并应用于电子档案管理系统中。

（3）建设应用及存储体系档案管理系统的建设需要网络环境、扫描设备、服务器、存储和应用软件等基础设施来实现。因此，在这个系统的建设中，应用及存储建设也是不可缺少的一环。

1.4数字档案室系统建设方案

第一节系统管理

（1）系统登录

为了防止无关人员进入系统对文件或数据访问，系统对用户进行身份验证，系统使用用户密码验证。如果验明他为合法用户，可接受他进入系统对相关的业务访问，如果验证不合格，该用户就会被拒之系统门外。系统针对用户的密码实行加密。

（2）角色界面划分

登陆后显示的个人门户，根据用户角色不同，显示不同。

（3）登录痕迹

系统对用户的每次登录的时间和IP都会有记录。

第二节用户管理

用户信息支持与用友NC 系统用户信息同步，需提供接口规范。

用户是档案的最终管理、使用与利用者，因此有效的管理用户对档案的安全起到了关键的作用。系统提供了角色/用户的管理方式。系统支持新建系统用户信息，能对用户信息进行修改、删除等操作，能查询所有用户信息，包括用户角色等。

（1）角色

拥有一定数量的权限，可以包含可见权限的继承，角色内用户继承角色的权限。即一个用户属于角色之中，一个角色可以包括多个用户。其权限级别低于用户具体权限。

（2）用户

权限的拥有者或主体系统提供一个默认角色:超级管理员，也可以根据自己需要添加修改角

色。通过角色/用户体系完成对用户的分组分类，在赋予档案权限时将提供更加灵活方便的设置。

（3）角色功能管理

因为档案是具有保密性，所以权限的管理就是即要保证档案的利用，又要保证相关密级的档案受到访问限制。权限体系的建立是通过超级管理员的身份赋予各个非档案主管用户档案利用权限。

（4）权限根据用户与角色来分配。分为四个权限体系:

（4.1）功能权限

功能权限完成档案员档案业务权限设置。例如录入、删除、统计等功能权限。

（4.2）档案权限

档案权限是用来建立档案利用用户对具体档案库的着录项/条目/原文的查看权限。条日/原文权限包括读写目录、只读目录、只读原文、读写原文、禁读看权限。条日/原文权限包括读写日录、只读目录、只读原文、读写原文、禁读原文，同时也可以定义具体的着录项权限。

受控文件，用户设置档案文件状态为受控，此类文件将不参加权限体系，任何用户都必须通过借阅/审批机制进行浏览。

开放文件，用户设置档案文件状态为开放，此类文件将不参加权限体系，任何用户都能直接进行浏览。

记录集/原文集权限的定义使利用人受到更加严格的权限控制。

（4.3）文件权限

文件权限是赋予用户档案文件的操作权限。

（4.4）网站权限

网站权限是赋予用户利用平台栏目的访问权限。

第三节部门管理

提供无限次层次的部门设置，可设置部门的排列顺序。

第四节岗位管理

可自定义岗位名称，为用户设置相应岗位。

第五节个人桌面

包含:

（1）公告通知板块

（2）代办事项板块

（3）系统消息提醒板块

（4）系统设置板块

第六节公告管理

（1）可添加公司公告，并可以有指定人自行编辑公告内容。

（2）可选择公告读者，指定发送给需要的发送人。

2、智慧档案馆库、档案资源数字化

2015年国家档案局针对机关档案室发布了《数字档案室建设指南》要求逐步实现对数字档案信息资源的网络化管理以及分层次多渠道提供档案信息资源利用和社会共享服务。

建设符合国家和社会信息化发展要求的数字档案室，有利于提高档案工作水平，维护档案信息的真实、完整、可用和安全，提升行政效率和公共服务能力；有利于促进国家核心信息资源建设，实现信息资源总量增加、质量提高和结构优化，为数字档案馆的最终实现奠定基础，以推动全国档案信息化工作全面、健康、均衡发展。

2.1档案电子化

可以将扫描的原始档案文件上传至系统中，实现纸质档案电子化，电子化的档案文件直接上传到档案管理系统对应的目录中。

2.2电子文件档案收集

1、支持电子文件上传到档案系统。

2、支持 OA、NC系统内word、pdf等格式文件数据及时流转入档案系统。

2.3音视频文件档案收集

1、建立视音频条目，并将原文件收录到系统、对重要的视频内容进行关键词着录。

2、支持导入音频MP3、MP4主流格式文件。

3、支持导入视频MEPG、RMVB、AVI等主流格式文件。

4、支持对导入文件进行关键词设置。

2.4档案收集进度监控

1、档案担当可实时监控和督导各部门的档案收集情况，确保档案的完整性。

支持下达邮件提醒，催促档案收集进度情况。

2.5网络环境选择

系统应建立在独立、安全、畅通的网络上，整套系统都在统一的网络机房安全防护内，中心机房内应部署有防火墙、防病毒网关、入侵检测设备等网络安全设备，网络的访问也应配备相应的安全防护系统，保证系统和数据安全。

2.6人才保障

为数字档案室配备满足工作需要的专职管理人员，条件成熟的，配备2名以上专职管理人员。配备人员应具备档案或信息技术相关专业的本科学历，具有较好的管理才能和计算机应用技能。在制度上为专职档案管理人员的发展和进步予以保障。

3、档案及文件资料寄存托管

3.1档案整理

（1）对一文一件整理支持撤件、调件、插件、系统批量整理。

档案经过收集进入系统后，要对形成的各档案进行整理归档。档案整理分两种方式，一种是传统立卷，一种是一文一件整理方式。

（2）归档文件整理

对已经收集录入的档案进行一文一件归档，选择要归的档案与所归的档案目标库，将档案归到需要的档案里，形成归档文件。归档时可根据要求自己定义档号规则，自动生成档号。支持预归档处理流程，流程由用户自定义。

（3）一文一件文件整理

对已经按照一文一件归档方式归档的文件重新进行调整，包括整理断号、撤件、调整件号。（4）传统立卷

按照传统立卷方式，对档案进行立卷，根据要求自动生案卷级与文件级记录，用户可以自定义档号生成规则。支持预归档处理流程，流程由用户自定义。

（5）传统立卷档案调整

对已经按照传统立卷方式归档的档案案卷、档案文件进行整理，包括案卷整理、案卷撤卷、案卷调整及文件整理、文件撤件、文件调整、文件移卷、页数转页号。

（6）支持单文件操作，支持多文件批量操作。

3.2档案保管

1、针对档案类型、档案产生部门，系统自动生成保管期限和分类号；

2、支持档案类型设定；

3、支持档案保管期限规则设定，并且档案类型与保管期限有对应关系；

4、支持分类号规则设定，并且档案类型与分类号有对应关系；

3.3档案库房管理

图形化方式模拟展示实体库房密集架或档案柜布局、实体档案摆放情况，支持仓库布局及档案柜基础数据维护。

3.4档案关键词管理

在系统录入时自动生成关键词，能够全面地反映档案内容，支持关键词规则设定。

BPO(商务流程外包)

商务外包分为商务流程外包（BPOBusiness Process Outsourcing)和流程服务(Processing)。其中，BPO是将一个或多个完整的业务流程或整个业务职能的管理工作外包给外部服务商，其绩效主要与客户服务以及战略性商业价值挂钩。流程服务涉及管理和执行的转移，以使用户和外部合作伙伴之间的交流实现自动化。

4.1BPO服务的范围

从需要较多资源的、操作性较强的日常事务和非关键性的任务，一直到直接影响企业收入的关键业务流程，其方式都是将一些业务诸如工资、会计核算、票据甚至房地产管理等转交给第三方，由第三方提供服务。

4.2外包业的发展

（1）80年代-战术性外包

支持性服务外包;响应式解决问题;重点是降低成本;

（2）90年代-战略性外包

范围扩大，包含更多服务;认识到外包对所有部门的影响;重点从服务提供转移到伙伴关系;

（3）新世纪一转型/改革式外包

通过外包重新定义企业业务;强调外部供应商可以为企业带来创新;从业务伙伴转移到变革力量;

4.3BPO外包业务流程

与财务会计相关的业务流程

交易：包括应收帐款、应付帐款、支出回收、薪资、信用管理等;

总帐：包括固定资本会计、总分类帐、对帐、簿记等;

财务：包括财务分析、管理会计、成本会计、预算和预测、资本规划、现金管理等;

报表发布：包括结算表、联合统一、偏差分析、对外报表、审计支持、季度/年度报表发布等；

税务：包括内部审计、员工解雇、季度/年度外币兑换、销售/增值税、薪资、多级审核等。